Opruimen als een goeroe:de grote bedrijfsschoonmaak
Ga naar je werkplek en kijk eens om je heen. Wat zie je? Een opgeruimd bureau, een nette boekenkast, frisse planten? Of juist het tegenovergestelde, dan ben je zeker niet de enige. Uit een onderzoek van Manutan gedaan in 2016 blijkt dat maar liefst één op de vijf Nederlanders zijn werkplek rommelig vindt.
Een opgeruimde werkplek heeft daarentegen vele voordelen, 1) het maakt je productiever, 2) het voorkomt stress en 3) het creëert rust.
Mocht je nog niet overtuigd zijn, dan ben je het nu vast wel. Maar waar begin je dan? Simpelweg loop alle spullen eens na. Ja ook alle stapels met papier. Wat moet en wil je houden? Digitaliseer als dat kan zoveel mogelijk documenten of als dat niet kan bedenk een archiefsysteem, zodat je altijd alles snel kunt terugvinden.
En om het daarna opgeruimd te houden, geef je elk voorwerp een eigen plek. Zo weet je altijd waar deze is en waar je hem na gebruik moet terugzetten.
Computer
Hoe ziet het bureaublad van jouw computer er eigenlijk uit? Leeg of sla je hier van alles op? Behoor je tot de laatste categorie, ruim dan eens je bureaublad helemaal op en ervaar hoe het voelt – zo’n leeg, fris beginscherm. En hoe zou het voelen als je werkdag altijd met zo’n opgeruimd scherm zou beginnen.
Hetzelfde geldt eigenlijk voor alles wat je verder bewaart op je computer. Heb je het nog nodig of kun je het met een gerust hart archiveren? Of zelfs verwijderen? Want, hoeveel mappen en bestanden moet je door voor je hebt gevonden wat je zocht? Het kan een hoop tijd en gezoek (én frustratie!) schelen als alles netjes is opgeruimd.
Vind je het eng om ‘zomaar’ bestanden te verwijderen. Kies dan voor een back-up, online of met behulp van een harde schijf (sowieso handig en verstandig om dit van al je bestanden regelmatig te doen. En wist je dat je bureaublad niet automatisch geback-upt wordt?).
Telefoon
Kijk eens kritisch naar alle apps die je op je telefoon en eventuele tablet staan. Welke gebruik je nu echt? En welke staan daar maar, omdat je ze eenmaal een keer gedownload hebt? Verwijder alle apps die je niet gebruikt – je kunt ze altijd opnieuw downloaden mocht je ze wel nodig hebben. Dit geeft overzicht en rust.
Van de apps die overblijven, van hoeveel krijg je (dagelijks) onnodige notificaties? Zet deze allemaal uit. Zo krijg je minder prikkels en wordt je minder snel afgeleid. En dat zorgt weer voor een betere focus en productiviteit.
Financiën & administratie
Het voorjaar is ook het moment van de aangifte inkomstenbelasting. Draai je daar je hand niet voor om, of is het elk jaar (of elke btw-aangifte) weer een klus waar je tegenop ziet? Het maakt een groot verschil als je bonnetjes en facturen direct verwerkt of dat je ze tot het zover is bewaard in een ‘schoenendoos’.
Je hebt hier tegenwoordig digitale tools voor met handige rapportages die je direct kunt gebruiken bij je aangiften. Maar je kunt ook bijvoorbeeld met Excel en foto’s van de bonnetjes al een stuk gestructureerder te werk gaan. Het vergt wel enige discipline, dat geef ik toe. Zoals de Belastingdienst zelf zegt: leuker kunnen we het niet maken…
Marketingkanalen
Google jij jezelf weleens? Zo ja, ziet alles er dan up-to-date uit? Wat je natuurlijk wilt, is dat overal het juiste bedrijfslogo en de juiste naam worden gebruikt, een recente profielfoto en andere bedrijfsfoto’s. Is dat niet het geval, update dan je Google Business pagina, LinkedIn, je website of vraag een website-eigenaar de informatie te vernieuwen.
Verder kom je misschien oude teksten tegen, bijvoorbeeld met een verouderde tekst over je bedrijf (aantal jaren ervaring of een vorige versie van je missie of visie). Kun je de tekst zelf aanpassen, doe dit dan meteen. Neem anders contact op met de eigenaar van een website.
Bovenstaande geldt ook voor je eigen website, socialmediakanalen en andere marketingkanalen. Is je bedrijfsnaam, website URL, profielfoto, bedrijfslogo, enzovoort, allemaal correct? Doet je beveiligingscertificaat van je website het nog? Doen alle links en afbeeldingen het op elke webpagina? Zo niet, pas het direct aan. Een bijkomend voordeel is dat Google hier ook nog eens heel blij van wordt, wat goed is voor je zichtbaarheid in de grootste zoekmachine. Kun je hier wel wat hulp bij gebruiken? Collega Ewoud helpt je graag met een gratis online vindbaarheidsadvies (SEO scan).
Je kunt het ook nog iets breder trekken. Welke kanalen leveren je het meeste naamsbekendheid op? En welke het meeste nieuwe klanten? Misschien is het namelijk zelfs tijd om afscheid te nemen van een kanaal. Ook dat zal je rust, ruimte en meer focus opleveren.
De grote bedrijfsschoonmaak
Ik ben heel benieuwd hoe jouw grote bedrijfsschoonmaak gaat. Ik hoop je in elk geval in dit blog geïnspireerd te hebben, zodat je met frisse energie aan de slag wil gaan. Heel veel succes!
“Zo goed mogelijk online vindbaar zijn voor klanten, een uitdaging die Ewoud keer op keer aangaat. Met ruim 10 jaar ervaring weet hij inmiddels perfect hoe hij dit moet bereiken. “Er liggen nog zoveel mooie kansen voor de uitvaartbranche op online gebied.” – Ewoud Smedinga, online marketeer
Heeft u hulp nodig? Stel uw vraag.
